Think on Paper(紙の上で考える)|無駄な会議を効率化させる紙の使い方

紙に書くことで、頭の整理ができることは多々あります。(僕も、普段から、一日の終わりの夜に、明日の自分のTODOを紙に書く癖があります。ちなみに、これ、朝の時間を有効活用できるので結構おすすめです。)

TODOメモだけでなく、アイデア出しや会議の進行などにも紙を有効活用することができます。

先日、“すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術”という素晴らしいタイトルの本を読みましたので、その中からは、今日は会議についてのお話を取り上げてみます。

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術
著者:高橋 政史

会議って好きですか?僕は結構好きです。

会社を務めている方もそうでない方も多く存在する会議。そんな会議も、紙の使い方次第で効率的に進めることができます。

あなたは会議や打ち合わせに業務時間のどれくらいを使っているでしょうか?
以前、大手企業を中心に、全50社の管理職の方にご協力いただいて、「仕事のどれくらいの時間が会議や打ち合わせに使われますか?」という調査をしたことがありました。
その結果、会議に使われる時間の平均は26.5%でした。

会議好きの人って多いですよね。

僕も、企業に勤めていたころは多くの会議が存在していました。会議をしてると、いちおうは、仕事をしている感(少なくともサボっていない感)が出るので、みなさん、会議が結構好きなのですよね(笑)。

ただ、会社員の方の場合であれば、ムダな会議に出ていても給与が振り込まれるため、問題ないんですけど、我々のような個人事業主にとっては、ムダな会議で時間がとられることは死活問題となります。(建設的な会議ならいんですけどね。)

だから、僕はいまでは、ほとんどの用途をメールやSNSで済ましてしまっています。また、もし、相手と話す必要がある場合でも、極力、電話やスカイプなどを利用しています。(もちろん、必要があれば対面でもお会いしてますよ。直接会ってお話することも結構好きですからね。ただ、数は極端に少ないです。)

仕事上の打ち合わせは、極力短時間で有効活用したい

仕事上の打ち合わせは、極力、短時間でやることに超したことはありません。

無駄な時間を過ごす打ち合わせは、会社や企業にとっても、コスト以外の何物でもありません。そこで、大切な時間を浪費する可能性がある会議を、もっと有効活用する必要がありますね。

そんな会議をもっと円滑に、効率的にする方法はないのでしょうか。(※中略)
そのために本章で紹介するのは、「マッピング・コミュニケーション」という方法です。(※中略)
次ページに載せたものが「マッピング会議」です。
これを見ながら、マッピング会議の構造から説明していきましょう。

マッピング会議の図

議論は、まん中から放射上に展開されていきます。
まん中には「問い」、つまり会議のテーマがあります。
そこから出ている矢印の軸が「論点」です。そして、それぞれの軸の先にある枠(ボックス)が議論した内容を記入する箇所です。
議論の結果、それぞれの論点ごとに導きだされた「答え」をボックスから赤ペンで矢印を出して書き込みます。
最後に、導かれた結論から「Next Step」として対策や実行の行動に落とし込んでいきます。(左上のボックス)。
整理すると、

  1. まん中にテーマ(問い)、
  2. そこから軸となる論点があり、
  3. 論点ごとに議論が展開され、
  4. 結論(答え)が導かれる
  5. Next Step(対策・アクション)に落とし込む

という流れです。

会議は、議題の結論と次のアクションを出すために行われます。そのために開発されたのが、このマッピング会議のようです。

このマッピング会議を実際に使うかどうかは一旦置いておいて、議題の結論とNextStep(次のアクション)が不明確な会議は、全てムダです。もし、今度、会社の会議に出た時に、議題の結論と次のアクションが明確になっていなかったら、『俺は、緩~い会議に出たな。』と思っていてください。(これは、一般的な仕事上のお話ですよ。雑談や親睦を深めるための打ち合わせとは、目的が異なりますので。)

この本には、紙を使った会議術以外にも、思考力や仮説力を磨く方法や、1冊15分で本の内容をまとめてしまう方法、その他、説得力があるプレゼンができる方法など、バリバリのビジネス系のノウハウが書かれていました。もし、興味がある方はぜひご覧ください。以上、ご参考まで。

当ブログを読んでいただきまして、誠にありがとうございます。このブログが、少しでもあなたのお役に立てれば嬉しいです。また、もし少しでも共感することがありましたら、また読んでいただければ幸いです。私も、読んでくれる方が多くなると、ブログを更新するモチベーションにも繋がりますm(__)m

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